Informationsvägar

Ett känt företag sade en gång "Telefoner handlar om kommunikation mellan människor, resten är teknik." En bra liknelse är att även inkludera webbsidor, e-post och andra kommunikationsformer. Trots detta kan informationsspridning vara svårt att hantera. Här belyser vi översiktligt en del punkter att tänka på.

 

Webbplats

På en webbplats kan information spridas från många till många. Mottagaren måste själv söka upp informationen. Antingen via att klicka runt bland länkarna eller söka via sökmotor. Avsändaren är vanligen känd, medans mottagaren är okänd - vem som helst kan se all information, med undantag för intranät/extranet. Via statistikfunktioner kan man se hur ens besökare når informationen och vad som är mest intressant.

 

E-post

Via e-post väljer man att sprida information från en person till en eller flera kända mottagare. Mottagaren kan till viss del bestämma när de ska hämta den från sin brevlåda, och dessutom läsa och eventuellt besvara denna. Vanliga fel man gör är att man skickar mailet till för många mottagare, som egentligen inte berörs av informationen. Att skicka dokument och filer över mail är heller inte särskilt bra. Se istället punkten om delade dokument nedan.

 

SMS/MMS

Korta meddelanden kan skickas från en till en eller flera kända mottagare. Fungerar bra när det gäller enklare information och som har kort "livstid". Informationen har berör något just nu - kanske bokningsbekräftelse av tandläkartid eller påminnelse av något slag. Att man nästan alltid har mobiltelefonen med sig gör att man troligen når mottagaren snabbt.

 

IM (Instant Messaging)

Skype, MSN Messenger, Yahoo och likande tjänster finns för att kunna skicka snabbmeddelanden från en till en. Även om vissa möjligheter till att ha flera deltagare i en "chat". Informationen har kort livslängd, och man har fördelen av att ha med närvaroinformation. Man chattar vanligen i nutid, och man vet att mottagaren är "på plats".

 

Delade dokument

Om flera personer ska läsa/skriva gemensamma dokument så är det smidigast att ha dessa på en gemensam plats. Filserver eller liknande. Att skicka runt dokument över mail eller andra kanaler är inte bra, då man i det fallet får många olika exemplar av, egentligen, samma dokument. Vem vet vilket som är senaste versionen av dokumentet? Funktioner som låsing vid skrivning av dokument och liknande har fördelen att endast en person gör ändringar åt gången. Man får en bra kontroll på vilka versioner och ändringar som är gjorda. Vill man skicka ett dokument som är "färdigt" till ett antal mottagare så kan detta göras via mail, men då rekommenderas att man väljer ett filformat som ej går att ändra i - till exempel pdf.

 

Nyhetsbrev

Via mail, webbsida, eller vanligt brev. En till många spridning, någorlunda regelbundet förekommande. Mottagarna är kända, och har i något läge gjort ett aktivt val att ta emot informationen.

 

Mailinglista/diskussionsforum

Många till många spridning. Kända avsändare och mottagare. Fungerar bra om man vill öppna ett ärende där många ska vara mottagare och även kunna svara, och där alla deltagare ska kunna se hela diskussionshistoriken. Informationen har relativt lång livslängd. Men när ärendet är avklarat så kanske det stängs för vidare inlägg.

 

Personligt möte/Telefonmöte/Videokonferens

Trots alla möjligheter till informationsutbyte enligt ovan så kan ändå ett möte vara den bästa spridingsformen. Informationen är från många till många, och alla är kända deltagare. Frågor kan förberedas i förväg. Diskussioner tas upp under mötet, men endast de beslutade svaren sparas (antecknas i någon form).